Projekte
- SAP Workflow 

Bei einfachen Workflow-Entscheidungen kann der Anwender ohne weitere Datenerfassungen bestimmte Entscheidungen treffen.
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Nutzung der SAP-Standards zum Versenden von Emails an die Workflowaufgaben-Besitzenden. Erweiterung der Funktion, so dass die Entscheidung aus der Mail heraus getroffen werden kann. Die User werden anhand des Absenders identifiziert und müssen sich nicht separat anmelden. Die Entscheidung wird verschlüsselt und auch manipulierte Absender werden von SAP erkannt.

Während der Corona-Krise entstand bei den Fachabteilung der Wunsch, in SAP erzeugte Spools (z.B. Zahl- und Mahnläufe) auf eigenen Fileservern zu erhalten. Es sollte der SAP Standard möglichst wenig involviert werden.
==> Um die Eingriffe bei den SAP-Standardprogrammen gering zu halten, wurde in User-Exits, BTEs oder Enhancements ein Workflow im Hintergrund gestartet. Anhand einer mitgegebenen Ident-Kennung kann der Workflow nun im Hintergrund warten, bis keine weiteren Spools mehr erzeugt werden.
Die Spool-Dateien werden dann auf die Server der Fachabteilungen übertragen.

Eingehende Rechnungen werden gescannt und eine Schrifterkennung mit OCR durchgeführt. Anschliessend soll per Workflow ein Genehmigungsprozess durchlaufen werden.

(siehe auch S.I.M.S. bzw. SIMS der arvato Systems GmbH ) 

Diverse Projekte mit verschiedenen Workflow-Werkzeugen. U.a. mit diesen Themen:

• automatische Bearbeiterzuordnung anhand gescannter Schlüsselwörter (z.B. Kostenstelle)
• Wenn Rechnungsdaten gemäß genehmigter Bestellung, dann automatisch buchen.
• Nutzung des Orgmanagement
• Rechnungseingang per Email ermöglichen
• Einbeziehung der Einkaufsabteilung bei bestellbezogenen Rechnungen zur Klärung von Differenzen

Eine Workflowimplementierung eines anderen Dienstleisters hatte nicht den gewünschten Erfolg gebracht. Die Prozesse zur Rechnungseingangsprüfung mit und ohne Bestellbezug samt den zur Genehmigung beteiligten Personen liefen nicht fehlerfrei.

==> Ich habe die Implementierung übernommen, komplett überarbeitet und damit stark verbessert. Das geschwundene Vertrauen der Fachabteilungen in die Workflow-Anwendung musste von mir wieder hergestellt werden.

Im Unternehmen wurde eine neue Reisekostenverordnung verabschiedet.
Systemanpassungen im SAP wurden notwendig.
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• Anpassung innerhalb des SAP Customizing
• Standard WebDynpros erweitern
• Die kundenindividuellen Workflow zu Reisegenehmigungen passen
• Dienstreiseanträge mussten nun auch per Workflow genehmigt werden.

Den neuen Vorschriften zur Genehmigung und Transparenz des Versandes von problematischen Gütern in Embargo-Ländern mussten umgesetzt werden.
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• Fragen- und Antworten-Katalog der Checklisten
• Antriggern des Workflows aus dem SAP-SD heraus, sobald Exporte in Embargo-Länder mit entsprechenden problematischen Materialien betroffen waren.
• Workflow implementiert und SAPgui zum Ausfüllen der Checklisten verwenden.
• Nach Genehmigung entsprechende Formulare gedruckt und SD-Aufträge zum Versand freigegeben.

Im Unternehmen existierte bereits ein Rechnungseingangsworkflow und SRM und somit waren im Organisationmodell bereits entsprechende Genehmigungsregeln hinterlegt.
Damit konnten nun die links genannten Arbeitsabläufe weg von Email- bzw. Papier-Unterlagen auf eine Workflow-Ebene überführt werden.
Die Datenerfassung und die Genehmigungsschritte wurden in SAP WebDynpro Masken realisiert und zeitgleich dann in SAP-Objekten abgelegt.
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Gute Arbeitsteilung im Team:

• Coaching für den Kunden-Mitarbeiter bei der Erstellung des Konzepts
• Hauptaufgabe Entwicklung WF-Steuerung und Entwickler ABAP OO
• Unterstützung/Koordination des Offshore-Teams aus bei WebDynpro-Themen

Im SAP Workflow-Umfeld gibt es diverse Transaktionen, welche zur Kontrolle des ordnungsgemäßen Betriebes der Workflow-Komponenten und -Aufgaben genutzt werden können. Diese müssen aber von einem Anwender aktiv genutzt werden.
Ein kundeneigenes Management-Informationszentrum (MIC) erlaubte die Möglichkeit, Erweiterungen zu implementieren, um weitere Sachverhalte im Ampelsystem darzustellen.
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Ich habe neue Methoden entwickelt, welche jetzt vom MIC genutzt werden können. Es werden diverse Laufzeit- und Definitionstabellen verarbeitet, um Workflow-Abbrüche, Workflow-Stops, überfällige Workflows, Workflows ohne zugeordnete Bearbeiter bzw. mit gelöschten Bearbeitern. Auch können Bearbeiter mit Workflow-Aufgaben gezeigt werden, falls die Bearbeiter keine Vertreter definiert haben.

Projektanträge und die Erstellung von Meilenstein- und Abschlussberichten wurden bisher auf Papierbasis durchgeführt und abschliessend im SAP archiviert.
==> Hier wurden nun workflowbasierte Prozesse von mir implementiert, welche in der Portalumgebung mit WebDynpro-Masken, sowohl die Erstellung und Genehmigung der Projektanträge, als auch anschliessend die Erzeugung und Abnahme der Meilensteinberichte steuert. Im ERP bekommt dann die zentrale Projektabteilung ebenfalls eine Workflowaufgabe, um das Budget und den Status bei den Projekten zu setzen.
Anschliessend werden die Prozessdokumente archiviert und an die im Antrag genannte Verteilerliste als Dateianhänge versendet.

Zum vorgenannten Projekt wird ein Prozess benötigt, in dessen Verlauf neue Ideen bzw. Prozessverbesserungen erfasst, diskutiert, bewertet und genehmigt werden, welche im Anschluss dann in Projekte überführt werden sollen.
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MS Visio wurde zu Darstellung der Prozesse als Swimlanes und der WebDynpro-Oberflächen als Mockups genutzt.
MS Projects führte dann zu einer Aufwandsschätzung, so dass der Kunde nun eine Entsprechende Ausschreibung zur Realisierung des Konzeptes durchführen konnte.

Bei der Kundeneinzelfertigung gibt die Produktion dem Vertrieb geplante Fertigstellungstermine bekannt, welche dann dem Kunden in der Auftragsbetätigung weitergemeldet werden. Nun soll der Vertrieb informiert werden, falls die Produktion vorzeitig gefertigt wird. Der Vertrieb kann dann den Kunden informieren und ggf. schon vorzeitig liefern.
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Nach der beendigenden Rückmeldung in der Produktion wird eine Workflow-Aufgabe an den Vertrieb gesendet, welche dieser dann beendet, sobald er mit dem Kunden gesprochen hat.